Privacyverklaring

Vzw Al-Arm gaat altijd zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens

Organisatie

Privacyverklaring van Al-arm vzw

01.     Contactinformatie van Al-arm vzw

Vzw Al-arm
Diestseweg 146
2440 Geel
Tel: 014/567315
Al-arm.vzw@hotmail.com

02.    Doel van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgemaakt voor al onze vrijwilligers, deelnemers en ondersteuningsvragers, en hierin leggen we uit waarom Al-arm vzw gegevens bijhoudt, welke gegevens er worden verwerkt en wat je kan doen wanneer je niet akkoord bent met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoon is identificeerbaar van zodra er een directe of indirecte link bestaat tussen gegevens en de natuurlijke persoon. Daarom is bijvoorbeeld uw geboortedatum een persoonsgegeven, alsook de samenstelling van uw gezin. Persoonsgegevens staan daarom toe personen te identificeren, ongeacht of wij dat willen doen bij Al-arm vzw of niet, en daarom moet er extra aandacht uitgaan naar deze gegevens, zodat de privacy van de personen gerespecteerd wordt.

In ieder geval gebruiken en verwerken we uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de privacywet en andere relevante wettelijke bepalingen. Daarom verwijzen we rechtstreeks in deze privacyverklaring naar de privacywet (wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de verwerking van persoonsgegevens) en de verordening “AVG” (“algemene verordening gegevensbescherming” van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens), mocht u deze willen raadplegen. In deze privacyverklaring overlopen we de belangrijkste rechten en plichten van zowel u als ons.

03.    Wie verwerkt persoonsgegevens?

Wie zijn wij?

Wij zijn een vereniging waar mensen met armoede-ervaring het woord nemen en waar armoede een stem krijgt. Hierdoor verwerkt vzw Al-arm in het kader van haar activiteiten soms ook persoonsgegevens van onze deelnemers, medewerkers en vrijwilligers, bezoekers en andere contactpersonen.

Onze rol in het verwerken van uw persoonsgegevens?

Wij functioneren als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, aangezien wij bepalen welke gegevens worden verzameld en verwerkt.

04.    Waarom worden er persoonsgegevens verwerkt door Al-arm vzw?

Wij houden persoonsgegevens van jou bij zodat:

  • Je kan worden uitgenodigd en deelnemen aan onze activiteiten
  • We je kunnen helpen bij vraag naar ondersteuning
  • We je nieuwsbrieven kunnen sturen
  • We je kunnen informeren over de werking
  • Het beheer en administratie van de vrijwilligersovereenkomst correct kan verlopen
  • We onze verslaggeving kunnen opmaken over onze activiteiten en dagelijkse werking

Voor de foto’s en video’s vragen we in geval van gerichte beelden jouw toestemming om deze te mogen gebruiken op onze website en in onze nieuwsbrief, … Wij behoeden ons ervoor om beeldmateriaal van u te verspreiden op sociale media.

05.    Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Al-arm vzw verzamelt enkel de strikt noodzakelijke persoonsgegevens die ons in staat stellen om onze doelstellingen te bereiken. Daarom beperken wij ons tot de volgende gegevens:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens namelijk: naam, voornaam, geboortedatum (voor statuten en verjaardagen)
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, email, eventueel facebookaccount
  • Beeldmateriaal : foto’s en video’s (van activiteiten of projecten)

06.    Hoe worden uw persoonsgegevens bekomen?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen in ieder geval geen persoonsgegevens via derden of via andere manieren.

Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen. U zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden en uw toestemming zal worden opgetekend, zodat u op dat moment de kans krijgt om aan de fotograaf te melden of u al dan niet gefotografeerd wilt worden.
Later kan u ook contact opnemen vom uw toestemming in te trekken (zie verder).

07.    Op basis van welke verwerkingsgrond werkt Al-arm vzw?

Wij werken enkel in overeenstemming met de wet wat betreft persoonsgegevens. Deze wet somt enkele juridische gronden op waarmee je persoonsgegevens mag verwerken. Hieronder geven we een overzicht van de juridische gronden waarmee wij onze verwerkingen doen:

  • Op basis van de uitvoering van de overeenkomst (met de werknemers)
  • Op basis van uw expliciete toestemming om:
         ◦ U nieuwsbrieven te versturen
         ◦ Uw beeldmateriaal te gebruiken
         ◦ Doorgeven van uw gegevens ten behoeve van uw individuele begeleiding
  • Op basis van ons legitieme belang:
         ◦ Organiseren van activiteiten ten behoeve van vrijwilligers en behoeftigen
         ◦ Verslaggeving van activiteiten voor subsidie-aanvragen
         ◦ Uw individuele begeleiding
         ◦ Ledenbeheer

08.    Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Onze verwerkers

Al-arm vzw gebruikt de diensten van derde partijen, onze verwerkers, zoals Microsoft. Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon die op verzoek van of namens de verantwoordelijke (wij) persoonsgegevens verwerkt of verwerkt. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. De verwerker handelt altijd volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke (Al-arm vzw).

Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons voor het selecteren van de juiste verwerkers die de rechten van Betrokkenen (de natuurlijke personen waarvan wij Persoonsgegevens verwerken) kunnen garanderen. We maken gebruik van verwerkers die ons de volgende diensten leveren:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers);
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij hebben uiteraard de nodige afspraken gemaakt met deze verwerkers van uw gegevens, zoals over de beveiliging van uw persoonsgegevens. Die afspraken zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden of in een verwerkersovereenkomst die nauwkeurig bepaalt wat de andere partij (verwerker) met uw gegevens mag doen.

Andere partijen

Standaard anonimiseren we meteen persoonsgegevens waar mogelijk, zodat deze geen gevaar voor uw privacy kunnen vormen. Bijvoorbeeld:

  • Al-arm vzw bezorgt in het kader van de subsidiëring jaarlijks een activiteitenlijst met een geanonimiseerd overzicht (in de vorm van statistieken) over het aantal mensen in armoede die we bereiken met onze werking. In die lijst geven we enkel geanonimiseerde aantallen door en geen persoonsgegevens.
  • Al-arm vzw werkt samen met regionale partners zoals het Sociaal huis, Dienst Gelijke Kansen, Basiseducatie,… die werken rond diverse thematieken die interessant zijn voor onze doelgroep. Met deze partners delen we geen persoonsgegevens van vrijwilligers, deelnemers of hulpvragers, tenzij mits jouw uitdrukkelijke toestemming (die je ook weer kan intrekken).

Los van deze partijen zullen wij uw persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. We zullen je hier ook altijd van op de hoogte brengen. Persoonsgegevens kunnen ook worden overgedragen indien de overdracht noodzakelijk is om de vitale belangen van u te dienen.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

09.    Verspreiden we uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie?

Als standaard regel, limiteren we het verspreiden van persoonsgegevens buiten de Europese Unie. In het geval van een overdracht buiten de EU, zullen we ervoor zorgen dat elke overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt op basis van de passende waarborgen waaraan verwerkers contractueel gebonden zullen zijn (bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat het bedrijf voor overdrachten naar de Verenigde Staten van Amerika is geregistreerd onder het Privacy Shield).
Overdracht naar landen waar het risico bestaat dat contractuele verplichtingen niet volstaan, komen standaard niet in aanmerking voor overdracht, b.v. landen met een beperkte privacywetgeving.

10.    Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk vereist of noodzakelijk voor het doel waarvoor je ons deze gegevens hebt verstrekt (bijvoorbeeld boekhouding).
Wij hebben beslist om deelnemerslijsten te bewaren gedurende maximaal 3 werkjaren na einde activiteit. Ook contactgegevens van vrijwilligers bewaren we gedurende 3 werkjaren na einde overeenkomst, waarna we ze deleten van onze databases.
Papieren persoonsgegevens worden meteen gedigitaliseerd en vervolgens vernietigd zodat alles digitaal beheerd en beveiligd kan worden.

11.     Welke rechten heeft u?

Wij bij Al-arm vzw verzamelen uw persoonsgegevens, maar dat betekent niet dat u geen rechten heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. Hierna zullen we u contacteren, opdat we uw identiteit kunnen verifiëren zodat er geen kans is op misbruik.
In totaal zullen we binnen een periode van 30 dagen voldoen aan uw rechten.

Misschien bent u niet geheel op de hoogte van deze rechten, daarom lijsten we ze hier op:

11.1   Recht op garantie dat uw persoonsgegevens veilig en rechtmatig worden verwerkt

Uw persoonlijke gegevens worden altijd verwerkt voor de legitieme doeleinden bovenaan aangehaald. Ze worden verzameld en verwerkt op een geschikte en relevante manier en worden niet langer bewaard dan nodig is om de voorgestelde doelstellingen te bereiken.
Wij hebben verschillende maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang en verwerking, en al deze maatregelen worden regelmatig herzien en geëvalueerd. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons intern Privacy & Databeleid.

11.2   Recht op inzage

Als u in staat bent om uw identiteit te bewijzen, krijgt u het recht om informatie te verkrijgen over de verwerking van uw gegevens.
Bijgevolg heeft u het recht op de verwerkingsdoelstellingen, de type persoonsgegevens, en de ontvangers, waarnaar de gegevens worden verzonden, te verkrijgen, evenals de criteria die de periode van gegevensopslag bepalen en kunt u de rechten uitoefenen die hieronder staan opgelijst.

11.3   Recht op verbetering en aanvulling

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Neem gerust contact met ons op met het verzoek om de gegevens te wijzigen.Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Neem gerust contact met ons op met het verzoek om de gegevens te wijzigen.

11.4   Recht op verwijdering

U heeft ook het recht om de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verkrijgen onder de volgende omstandigheden:U heeft ook het recht om de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verkrijgen onder de volgende omstandigheden:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor het beoogde doel;
  • U trekt uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens in en er is geen andere rechtsgrondslag voor het verwerken van uw gegevens;
  • U heeft uw recht op bezwaar op legitieme wijze uitgeoefend;
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • Uw gegevens moeten worden verwijderd als gevolg van een wettelijke verplichting.

Wanneer het verwijderen van uw gegevens een negatieve invloed zou hebben op onze werking, behouden we het recht om de gegevens te anonimiseren, zodat deze dan geen persoonlijke gegevens meer zijn omdat ze geen betrekking meer kunnen hebben op een natuurlijke persoon.

11.5   Recht op beperking van (automatische) verwerkingen

In enkele gevallen heb je het recht om beperkingen te vragen op de verwerking van je persoonsgegevens, laat ons dit dan ook meteen weten. Wij bij Al-arm vzw zijn dan wel genoodzaakt om te verifiëren of dit recht kan uitgevoerd worden.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, maar weet dat je dit recht wel hebt in het geval je het ooit tegenkomt.

11.6   Recht op bezwaar

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden.

11.7   Recht op overdraagbaarheid

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij, indien u dit wenst (tenzij dit technisch onmogelijk is).

11.8   Recht op intrekken van uw toestemming

Je hebt het recht om je toestemming ten allen tijde opnieuw in te trekken. Vzw Al-Arm garandeert dat we je toestemming onmiddellijk intrekken als je hier om vraagt.

12.     Klachten of opmerkingen?

Bedankt om deze Privacyverklaring te lezen. Indien jullie nog extra vragen, bemerkingen of zorgen hebben wat betreft uw Persoonsgegevens, aarzel niet om ons te contacteren. Wij zullen u zo goed mogelijk bijstaan!
Vzw Al-arm kan deze verklaring steeds wijzigen. Als we deze verklaring wijzigen kondigen we dit via briefwisseling naar alle betrokkenen van wie wij persoonsgegevens hebben.

13.     Wijziging van deze verklaring

Heb je een klacht of opmerking over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons? Neem dan zeker contact met ons op – Onze contactgegevens vind je helemaal bovenaan deze verklaring.

Konden we je niet verder helpen of blijf je ontevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Dan kan je steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit van België:
          Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
          Drukpersstraat 35
          1000 Brussel
          contact@apd-gba.be